高職院校教務(wù)系統(tǒng)哪個(gè)好 辦公室秘書的職業(yè)規(guī)劃 篇1

本科助學(xué)班和普通專科哪個(gè)好?

濰坊職業(yè)學(xué)院在哪個(gè)區(qū)

網(wǎng)絡(luò)教育與成人高考哪個(gè)好

辦公室秘書的職業(yè)規(guī)劃 篇2

一、背景與意義

文秘是一種綜合性極強(qiáng)，涉及領(lǐng)域甚廣的職業(yè)，大到國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位，小到地方私營企業(yè)都少不了文秘工作。近幾年秘書專業(yè)畢業(yè)生數(shù)量也呈不斷上升之勢(shì)，并且對(duì)秘書人才素質(zhì)的需求越來越高，但是文秘專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生專業(yè)知識(shí)不扎實(shí)；個(gè)人能力水平低，動(dòng)手實(shí)踐能力不強(qiáng)；綜合素質(zhì)不高，難以勝任機(jī)關(guān)、企業(yè)所招聘職位的需求。并且剛畢業(yè)的學(xué)生大多有浮躁，急功近利，想拿高工資，謀求高職位的不健康的就業(yè)心態(tài)，而不滿意文秘的工作崗位。對(duì)自己的工作崗位沒有清晰的規(guī)劃，不知道該做什么，該怎么做。

近年來，企業(yè)、機(jī)關(guān)對(duì)新近畢業(yè)的文秘專業(yè)畢業(yè)生的專業(yè)知識(shí)、知識(shí)層面、工作效率、道德素養(yǎng)、綜合素質(zhì)等不盡滿意，文秘專業(yè)的畢業(yè)生面臨嚴(yán)峻的“就業(yè)寒冬”。文秘專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生就業(yè)難，而企業(yè)難招聘到符合企業(yè)本身發(fā)展需要的文秘工作人。

所以文秘專業(yè)的大學(xué)生應(yīng)該要提高自己的專業(yè)知識(shí)、知識(shí)層面、工作效率、道德素養(yǎng)、綜合素質(zhì)等方面的才能，樹立先就業(yè)，再擇業(yè)的正確就業(yè)心態(tài)，按部就班，一步一個(gè)腳印在激烈競爭的社會(huì)占有一席之地。

二、內(nèi)容

文秘工作是圍繞辦文、辦事、辦會(huì)開展工作的。對(duì)文書信函，新聞稿撰寫，有需要的文字材料的準(zhǔn)備和起草工作，對(duì)文書、文件的辦理處理，文書、文件的打印、*、收發(fā)、傳遞，立卷及歸檔。

從事文秘工作的人的終極目標(biāo)是高級(jí)秘書，也就是通常所說的辦公室主任或秘書長、其次是秘書、助理，最后是文員，文員是從事文秘工作的人的初次擇業(yè)崗位。

文秘人員應(yīng)該要有多元化才能，懂得一國甚至兩國以上的語言，具有一定的語言處理能力和計(jì)算機(jī)技能。組織能力，文秘不僅一個(gè)職位，更是一個(gè)組織者，要為各種會(huì)議和活動(dòng)作計(jì)劃，并落實(shí)安排。同時(shí)，還需要應(yīng)付一大堆的工作日記、計(jì)劃表、文件和電子檔案。溝通能力，文秘人員需要和老板、同事以及客戶打交道，要善于協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部的關(guān)系。獲取新知識(shí)的能力，文秘人員必須通過繼續(xù)深造來不斷增長知識(shí)和提高技能，特別是在辦公技術(shù)方面，需要跟上計(jì)算機(jī)應(yīng)用的發(fā)展步伐。團(tuán)隊(duì)合作能力，文秘人員要參加到許多實(shí)際項(xiàng)目中去，要收集信息，要督促團(tuán)隊(duì)努力工作。

作為文秘人員還應(yīng)該在實(shí)際工作中不斷吸取經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)更多的知識(shí)和技能。

三、方案

沒有人一蹴而就，都需要自己一步一個(gè)腳印，文秘工作猶如是。

一、初次擇業(yè)崗位

初級(jí)文秘――辦公室文員、主管助理

工作任務(wù)：擬寫，收文、發(fā)文處理，文檔管理，會(huì)議前籌備、會(huì)議中服務(wù)和會(huì)議后落實(shí)，辦公室日常接待，辦公室日常事務(wù)管理，辦公用品與設(shè)備的使用和管理，辦公環(huán)境管理。

職業(yè)技能：

1、擬寫事項(xiàng)性通知、商洽函、傳真稿、備忘錄、請(qǐng)柬、邀請(qǐng)信、賀信、感謝信以及各類型的啟事。

2、對(duì)文書進(jìn)行立卷歸檔；

4、按要求發(fā)送會(huì)議通知，*會(huì)議證件和指示標(biāo)識(shí)，預(yù)定會(huì)議室，預(yù)定并確認(rèn)會(huì)議住宿，確定最終參會(huì)人員；

5、按要求接站，完成簽到工作，引導(dǎo)與會(huì)人員就座；

6、安排與會(huì)人員返程，清退會(huì)議文件資料，整理會(huì)議室；按要求簽收、拆封、登記和分發(fā)文書；

7、確定歸檔范圍

8、按外企的職業(yè)要求著裝，接打*，迎送來訪者，招待來訪者設(shè)計(jì)、填寫接待記錄與*記錄表；

9、安排會(huì)議室，安排用車，處理郵件；

10、發(fā)放辦公用品，使用打印機(jī)打印文檔，使用傳真機(jī)收、發(fā)文件并對(duì)結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)，使用復(fù)印機(jī)復(fù)印文件，碎紙機(jī)銷毀文件；

11、維護(hù)接待室、會(huì)議室等相關(guān)公共區(qū)域的環(huán)境，維護(hù)上司的辦公室環(huán)境及本人的辦公環(huán)境。

要有良好的組織、溝通能力，流利的英語聽說讀寫能力，熟練的計(jì)算機(jī)操作技巧，行為舉止大方、談吐文雅、文明禮貌是文秘人員要具有的基本素質(zhì)。作為文秘專業(yè)的畢業(yè)生，在大學(xué)課堂上聽說讀寫的專業(yè)訓(xùn)練和實(shí)際操作必須懂得以外，還要做到以下幾點(diǎn)：

1、取得CET4、6級(jí)證書，作為文秘專業(yè)的學(xué)生不僅要掌握文秘專業(yè)的技能還要在此基礎(chǔ)要學(xué)習(xí)英語。因?yàn)殡S著國際化，機(jī)關(guān)企業(yè)少不了與國際接軌，懂得英語，會(huì)應(yīng)用英語成為文秘專業(yè)的一項(xiàng)技能要求，會(huì)英語、懂英語、會(huì)用英語，取得CET4、6級(jí)證書會(huì)成為文員的閃光點(diǎn)。

2、取得計(jì)算機(jī)辦公軟件中級(jí)證書；多閱讀，作為文員怎樣才能增加自己聽說讀寫的能力，那無疑就是讓自己多閱讀，多看書，并且多看應(yīng)用文寫作的書，這對(duì)文員的工作很有幫助。

3、熟悉地圖和交通，作為文員會(huì)經(jīng)常有需要的采*、預(yù)定、接送，熟悉路線和交通會(huì)很有用處。

4、多參加機(jī)關(guān)企業(yè)組織的各種活動(dòng)，讓自己在實(shí)踐中學(xué)習(xí)到為人處世的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。

5、與周圍同事搞好關(guān)系，會(huì)讓工作事半功倍。

二、再次擇業(yè)崗位

中級(jí)文秘――經(jīng)理助理、秘書

工作任務(wù)：商務(wù)文書擬寫、文檔管理、會(huì)議前籌備、會(huì)議中服務(wù)和會(huì)議后落實(shí)、辦公室日常事務(wù)管理、辦公環(huán)境管理、商務(wù)活動(dòng)實(shí)施、信息管理。

職業(yè)技能：

1、擬寫會(huì)議紀(jì)要、意見、合同、可行性研究報(bào)告；

2、制訂檔案管理制度，選擇檔案管理模式；

3、擬訂會(huì)議策劃方案，審核會(huì)議的籌備方案，組織與培訓(xùn)會(huì)議工作人員；

4、主持會(huì)議，督查會(huì)議決議的落實(shí)；

5、管理團(tuán)隊(duì)，陪同協(xié)助上司工作，擬訂調(diào)研方案并組織實(shí)施；

6、實(shí)施并監(jiān)管組織的安全運(yùn)營，評(píng)估辦公環(huán)境管理狀況

7、安排參觀活動(dòng)、簽字儀式、典禮儀式、展覽活動(dòng)、商務(wù)談判、招商活動(dòng)；

8、利用信息輔助決策，制訂信息工作制度。

中級(jí)秘書，作為機(jī)關(guān)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的助手，只有單單的專業(yè)技能是不能勝任的，在這個(gè)階段也恰恰是作為文秘人員的發(fā)張階段。知識(shí)，以及各方素養(yǎng)也應(yīng)該增長。作為中級(jí)秘書是為上級(jí)分擔(dān)工作的，除了秘書必須具備的聽說讀寫能力外，還要學(xué)習(xí)和增長一下幾方面的知識(shí)和能力：

1、應(yīng)變能力的提升，作為中級(jí)秘書，要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應(yīng)變能力，處理問題既要符合原則，又要有一定機(jī)動(dòng)性和靈活性。

2、了解和學(xué)習(xí)人力資源知識(shí)，對(duì)人力資源知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，會(huì)成為讓你在秘書的發(fā)展過程中有很大幫助。

3、提升中英文口語、閱讀和寫作能力，每天讀記單詞，朗讀文章，多寫作，多看書，會(huì)保持這項(xiàng)能力，而這項(xiàng)能力的保持和提升，會(huì)讓你在秘書這條路上走得更加順暢。

4、提高組織、協(xié)調(diào)、溝通、領(lǐng)導(dǎo)能力及出色的人際交往和社會(huì)活動(dòng)能力以及敏銳的洞察力，判斷與決策能力，以及計(jì)劃和執(zhí)行能力，多參加公共活動(dòng)，多與人交流，提高這些能力。

5、學(xué)習(xí)公共管理的知識(shí)或者人力資源的知識(shí)等。

6、了解和學(xué)習(xí)金融、經(jīng)濟(jì)方面的知識(shí)，會(huì)讓以后的路走得更加順暢。

三、終極目標(biāo)崗位

高級(jí)文秘――辦公室主任、企業(yè)總裁秘書

工作任務(wù)：商務(wù)文書擬寫、收文、發(fā)文處理、文檔管理、會(huì)議前籌備、會(huì)議中服務(wù)和會(huì)議后落實(shí)、辦公室日常接待、辦公室日常事務(wù)管理、辦公用品與設(shè)備的使用和管理、辦公環(huán)境管理、信息管理 。

職業(yè)技能：

1、擬寫通告、通報(bào)、決定、請(qǐng)批、批答函、總結(jié)、述職報(bào)告，制定計(jì)劃；

2、審核文書，擬辦文書，承辦文書，催辦、注辦文書；

3、提供并利用檔案，編寫檔案參考材料，管理電子檔案；

4、擬訂各種會(huì)議的籌備方案，督查會(huì)務(wù)的籌備情況，審核會(huì)議文件，與上司溝通會(huì)議的有關(guān)事宜，擬訂會(huì)議的應(yīng)急方案；

5、提示會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行，監(jiān)督會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用，處理會(huì)中突發(fā)事件

6、對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，評(píng)估會(huì)議工作

7、安排涉外禮賓次序，涉外迎送儀式，涉外會(huì)見會(huì)談和拜訪，涉外宴請(qǐng)，選擇饋贈(zèng)禮品；

8、提出改進(jìn)辦公流程的建議，處理突發(fā)事件的預(yù)防及應(yīng)對(duì)措施，督促檢查各項(xiàng)事務(wù)的完成情況，制定工作計(jì)劃，確定承辦期限，進(jìn)行工作評(píng)估

9、制定辦公用品和辦公設(shè)備的采購程序，提出采購辦公用品和辦公設(shè)備的預(yù)算方案，調(diào)配辦公資源；

10、選擇辦公模式，提出辦公室布局方案；

11、加工、編寫信息材料，提供并利用信息，反饋信息。

高級(jí)秘書是管理者、是參謀者、是要支持上司工作的下級(jí)，要有從事文秘工作4―5年的工作經(jīng)歷，要擁有溝通能力，執(zhí)行力，公關(guān)能力，應(yīng)變能力，判斷力，創(chuàng)新力，領(lǐng)導(dǎo)力，決策力等一般能力，和初級(jí)、中級(jí)秘書的各類技能和學(xué)識(shí)以外，還要學(xué)習(xí)和擁有以下幾點(diǎn)：

1、學(xué)習(xí)和取得工商管理、企業(yè)管理、行政管理、企業(yè)管理或者行政管專業(yè)的知識(shí)和本科畢業(yè)證，這要成分利用個(gè)人的剩余時(shí)間進(jìn)行學(xué)習(xí)和考試。

2、學(xué)習(xí)法律相關(guān)的知識(shí)，例如法律與金融有關(guān)方面的知識(shí)；

3、熟悉和了解行業(yè)的相關(guān)信息；經(jīng)常閱讀期刊，周刊和報(bào)紙；

4、熟練的使用一門外語；

總結(jié)

沒有人天生就是做某個(gè)行業(yè)的天才，也不是人人都從事同一行業(yè)。在提高理論知識(shí)和動(dòng)手能力，完善自我，升華自我的過程中，隨著社會(huì)的日益進(jìn)步，不斷汲取知識(shí)，才確定自己要做的職業(yè)。從事文秘的人員須不斷調(diào)整自身結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)社會(huì)的變化和發(fā)展，只有當(dāng)自己心理素質(zhì)日益成熟、完善，有德、有才、有識(shí)時(shí)，才能成為一名優(yōu)秀的文秘人員。

四、指導(dǎo)教師評(píng)語

該生在設(shè)計(jì)期間積極與老師聯(lián)系溝通，認(rèn)真了解設(shè)計(jì)要求并按時(shí)按量完成各項(xiàng)設(shè)計(jì)任務(wù)。選題具有社會(huì)價(jià)值及實(shí)踐意義，設(shè)計(jì)方案合理，格式規(guī)范，準(zhǔn)予通過。

辦公室秘書的職業(yè)規(guī)劃 篇1

（一）自我分析

1、優(yōu)勢(shì)

（1）有較強(qiáng)的形象思維能力，善于用文字表達(dá)個(gè)人的思想和感情，對(duì)于文學(xué)寫作比較精通。在學(xué)習(xí)上，刻苦認(rèn)真，有鉆勁，學(xué)習(xí)習(xí)慣良好。

（2）性格較溫和，比較容易與人相處，心胸開闊，大度，對(duì)待生活學(xué)習(xí)積極樂觀。向往自己美好的理想，有堅(jiān)定的信念，并為之付出不懈的努力。

（3）氣質(zhì)類型屬于粘液質(zhì)，安靜、穩(wěn)重，善于克制自己，能較有條理性地處理各種事情，具有從容不迫而又嚴(yán)肅認(rèn)真的品格。

（4）待人接物的能力較強(qiáng)，應(yīng)變能力和動(dòng)手能力也較強(qiáng)。喜歡細(xì)心觀察周邊事物的變化，注重自己對(duì)一些事物和現(xiàn)象的感悟和體認(rèn)。

（5）學(xué)校比較重視文秘這個(gè)專業(yè)，重視學(xué)生的綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，加大培養(yǎng)力度。積極調(diào)配相關(guān)的學(xué)習(xí)資源，展開一系列相關(guān)的活動(dòng)，開設(shè)了相關(guān)的課程，為我們提供較好的學(xué)習(xí)和鍛煉環(huán)境。

2、劣勢(shì)

（1）長期生活在較封閉的學(xué)校，缺乏相應(yīng)的社會(huì)經(jīng)驗(yàn)和工作經(jīng)驗(yàn)，實(shí)踐能力較弱，不了解當(dāng)今社會(huì)的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)。

（2）在學(xué)習(xí)上，對(duì)知識(shí)的追求較被動(dòng)，缺乏表現(xiàn)自我的勇氣和信心，只注重寫的能力而忽視了說講的能力，口才不好，演講能力不高。

（3）不是很積極參加可以鍛煉自己能力的各種活動(dòng)，對(duì)于上臺(tái)展現(xiàn)自我風(fēng)采有一種懼怕感。在這方面走不出自我，不能超越自我。

（4）現(xiàn)今競爭日益激烈，對(duì)秘書專業(yè)人員的能力要求不斷提高，秘書需要發(fā)展各個(gè)方面的才能，文秘人員的綜合素質(zhì)被提出了較高的要求。文秘人員往往身兼多職，集文秘工作、財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)、人事、檔案管理等多種工作于一身，除了必須具備的文秘專業(yè)知識(shí)和能力之外，還要掌握其他非文秘專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)。

（二）專業(yè)認(rèn)識(shí)

專業(yè)方向：，文秘

文秘是隨著科學(xué)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，信息傳播急劇膨脹，社會(huì)競爭日趨激烈而產(chǎn)生的一門新興現(xiàn)代科學(xué)管理專業(yè)。作為一種全球性的職業(yè)，文秘工作越來越趨于現(xiàn)代化、科學(xué)化和專業(yè)化。它在輔助各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行綜合管理、樹立企業(yè)形象、溝通內(nèi)外關(guān)系、處理信息交流等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。文秘專業(yè)已經(jīng)成為二十一世紀(jì)中國經(jīng)濟(jì)發(fā)展十大需求專業(yè)之一。

對(duì)于文秘專業(yè)，有的人或許對(duì)“秘書”這個(gè)詞有些偏見，但在我心中，秘書是一個(gè)成長得最快的職業(yè)，并且他可以在領(lǐng)導(dǎo)身邊學(xué)到很多為人處事的經(jīng)驗(yàn)，避免自己在生活中多走一些彎路！在提升自己的內(nèi)涵方面也起到一定的作用！它可以作為終生職業(yè)，可以成為晉級(jí)的階梯，可以成為創(chuàng)業(yè)的起點(diǎn)！不論哪個(gè)職業(yè)只要自己抱著積極的態(tài)度去做，讓它成為自己成功的基石，我相信我就可以在那一行干出成績！

就業(yè)方向：主要到各大工商企業(yè)、行政事業(yè)單位和經(jīng)濟(jì)管理部門、從事文秘寫作、辦公室管理和公關(guān)策劃、設(shè)計(jì)、組織等實(shí)務(wù)管理工作。

（三）職業(yè)生涯目標(biāo)

（1）短期目標(biāo)（一年左右）

在文員、行政助理等初級(jí)秘書崗位上，熟悉本組織系統(tǒng)基本情況，包括辦事程序、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等。踏實(shí)努力，建立基本的人際關(guān)系，同時(shí)繼續(xù)提高各方面的能力，全面提高綜合素質(zhì)，為以后的目標(biāo)打好基礎(chǔ)。

（2）中期目標(biāo)（三至五年）

努力晉升為辦公部門業(yè)務(wù)主管或成為辦公部門公認(rèn)的業(yè)務(wù)骨干，能很好的與下屬交流，并打成一片，在工作思路、工作方法方面能與領(lǐng)導(dǎo)保持高度一致，具有解決實(shí)際問題的能力與技巧。

（四）職業(yè)生涯計(jì)劃

目前，文秘人員的就業(yè)渠道已經(jīng)由原來的面向行政事業(yè)單位為主轉(zhuǎn)向企業(yè)單位，尤其是正在成長發(fā)展的各類中小型企業(yè)單位。這類企業(yè)規(guī)模相對(duì)較小，工作分工細(xì)化程度不高，因而對(duì)文秘人員的綜合素質(zhì)提出了較高的要求。文秘人員往往身兼多職，集文秘工作、財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)、人事、檔案管理等多種工作于一身，除了必須具備的文秘專業(yè)知識(shí)和能力之外，還要掌握其他非文秘專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)；不僅要具備辦文辦事、熟悉掌握現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力，還要有熟悉駕馭語言的能力和較強(qiáng)的社會(huì)活動(dòng)能力。他們既要為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)“門面”、當(dāng)“窗口”，搞接待、公關(guān)，還要為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策、輔助決策。

1、專業(yè)技能培養(yǎng)計(jì)劃

秘書職業(yè)資格證，普通話二級(jí)甲等，英語六級(jí)，計(jì)算機(jī)二級(jí)，熟練地掌握WORD、EXCEL、PPT等辦公室事務(wù)處理軟件。 掌握秘書最基本的職業(yè)技能。

2、素質(zhì)拓展計(jì)劃

多參加與自己專業(yè)方向相關(guān)的社團(tuán)與課外活動(dòng)，合理的協(xié)調(diào)、支配、管理自己的時(shí)間。

3、多參加社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)

積極培養(yǎng)自身的社會(huì)實(shí)踐能力、人際交往能力。

4、多閱讀文學(xué)類、哲學(xué)類、經(jīng)濟(jì)類的書籍

擴(kuò)展知識(shí)面，提高自身的修養(yǎng)，不斷提升自身素質(zhì)。

（五）自我監(jiān)控

在生活中，學(xué)習(xí)中，有些時(shí)候我們總是不能夠堅(jiān)定信念，受其他一些因素的影響，可在那人的一生中，只有自己才是管理好自己的最佳者，對(duì)于做的好的地方，我們要繼續(xù)保持，也要鼓勵(lì)自己做得更好。對(duì)于做的不好的地方，要敢于承認(rèn)，改正，要朋友、家人監(jiān)督自己，與同學(xué)之間相互監(jiān)督。

計(jì)劃固然好，但更重要的，在于其具體實(shí)踐并取得成效。任何目標(biāo)，只說不做到頭來都會(huì)是一場空。然而，現(xiàn)實(shí)是未知多變的，定出的目標(biāo)計(jì)劃隨時(shí)都可能遭遇問題，要求有清醒的頭腦。其實(shí)，每個(gè)人心中都有一座山峰，雕刻著理想、信念、追求、抱負(fù)；每個(gè)人心中都有一片森林，承載著收獲、芬芳、失意、磨礪。一個(gè)人，若要獲得成功，必須拿出勇氣，付出努力、拼搏、奮斗。成功，不相信眼淚；成功，不相信頹廢；成功不相信幻影，未來，要靠自己去打拼。 根據(jù)自己的能力給自己定位，不強(qiáng)迫自己，要快樂地學(xué)習(xí)，也要快樂的生活，保持平穩(wěn)和正常的心態(tài)，按照目標(biāo)和理想有條不紊，循序漸進(jìn)地努力。

辦公室秘書的職業(yè)規(guī)劃 篇3

1、引言

高職院校中的管理工作有著很強(qiáng)的專業(yè)性、實(shí)踐性。由于高職院校的西部秘書是高職院校系部各項(xiàng)工作的主要工作人員，并且是院校教務(wù)處和系部之間、系部主任和老師之間、老師和學(xué)生之間溝通教學(xué)工作的橋梁，是高職院校系部主任工作上的主要助手，是傳遞信息、反饋信息的重要通道，是整個(gè)教學(xué)工作中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，系部秘書在高職院校教學(xué)工作中起到下傳命令、傳遞和反饋信息、協(xié)調(diào)工作等的作用。因此，高職院校系部秘書應(yīng)該具備教學(xué)教育方法、掌握專門知識(shí)、有工作執(zhí)行力等多種能力。高職院校系部的秘書應(yīng)該是素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、人員穩(wěn)定的一支隊(duì)伍，這樣可以有效的提高高職院校的管理水平、教學(xué)工作的質(zhì)量。

2、高職院校系部秘書在工作中存在的問題

根據(jù)調(diào)查近幾年各高職院校系部秘書的工作，我們可以發(fā)現(xiàn)目前很多高職院校系部秘書在工作中都存在著一定程度上的問題，比如說系部秘書本身的專業(yè)知識(shí)能力不夠、工作執(zhí)行力不夠強(qiáng)等多種問題，下面我們將從幾個(gè)方面大概分析一下目前各高職院校系部秘書在教學(xué)工作中所存在的問題：

2.1高職院校對(duì)系部秘書的重視程度不夠

（1）目前我國大多數(shù)高職院校都比較重視教學(xué)工作，然而看輕管理工作。高職院校在發(fā)展期間，一般都過于重視教學(xué)工作的地位，系部的其他工作都是為了服務(wù)教學(xué)工作的'開展。在高職院校的高層看來，系部秘書的作用只是跑跑腿，因此給系部秘書安排的工作僅僅是按照計(jì)劃安排各班的課程表、安排考試時(shí)間地點(diǎn)、跑跑腿送達(dá)文件或者是傳遞命令。還有很多高職院校管理層認(rèn)為這些簡單并且機(jī)械化的工作，并不需要過高的專業(yè)知識(shí)水平和專業(yè)技能，任何人都可以勝任，因此不重視對(duì)系部秘書的挑選工作。然而，整個(gè)高職院校的人才培養(yǎng)方案、專業(yè)課程體系的建立、師資力量的培養(yǎng)甚至是教學(xué)改革都需要系部秘書的參與。由于高職院校管理者對(duì)系部秘書理解方面的偏差，導(dǎo)致系部秘書的工作效果不高，不能為整個(gè)高職院校帶來更好的利益。

（2）除了重視教學(xué)工作之外，我國很多高職院校都比較重視使用過程，并不重視培養(yǎng)過程。我國很多高職院校對(duì)系部秘書并沒有培訓(xùn)，然而要求系部秘書完成很多工作。高職院校在教學(xué)管理工作上，對(duì)系部秘書的職位責(zé)任和工作的內(nèi)容有著詳細(xì)的要求，并且要求系部秘書根據(jù)院校工作的需求高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)的完成工作。在對(duì)系部秘書這么多工作要求下，高職院校應(yīng)該對(duì)系部秘書進(jìn)行工作上的培訓(xùn)。

2.2系部秘書自身能力的不足

由于很多高職院校對(duì)系部秘書工作的不重視心理，系部秘書本身也會(huì)產(chǎn)生消極的思想。有些高職院校系部秘書對(duì)管理工作并不上心，缺乏工作責(zé)任心，缺乏對(duì)自己職業(yè)的尊重和愛護(hù)精神，還缺乏對(duì)工作的積極性。他們?nèi)狈ぷ鳠崆?，在管理工作上被?dòng)地接受工作任務(wù)，敷衍的完成上級(jí)或領(lǐng)導(dǎo)的指示，工作效率過低，對(duì)能推掉的工作就推掉。長期這樣，他們也不注重提升自己的專業(yè)知識(shí)水平、專業(yè)技能等，全靠以往的經(jīng)驗(yàn)來完成當(dāng)前的工作，循序守舊，每天都機(jī)械的完成自己的工作任務(wù)。他們一天一天的懶散下去，完全喪失了對(duì)工作的熱情，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，缺乏對(duì)工作的探索意識(shí)。再加上一些系部秘書自身的素質(zhì)并不高，溝通能力低，服務(wù)意識(shí)也不高，并不利于整個(gè)高職院校管理工作的開展。

2.3工作繁雜，缺乏吸引力

高職院校系部管理秘書這一工作的工作性質(zhì)和崗位職責(zé)，要求系部秘書在自己的整個(gè)工作過程中不斷的提升自己的專業(yè)知識(shí)水平和專業(yè)技能、不斷學(xué)習(xí)提高自身的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。高職院校系部秘書的工作主要是按照院校的計(jì)劃安排整個(gè)院校的教學(xué)工作、管理教學(xué)檔案、管理學(xué)生的教材、管理院校的考試時(shí)間地點(diǎn)等事務(wù)性的工作，系部秘書還要協(xié)調(diào)院校之間各種的關(guān)系、處理多種突發(fā)事件以及撰寫各種資料數(shù)據(jù)等為了保證高職院校系部教學(xué)管理工作的正常進(jìn)行。為了整個(gè)高職院校教育管理工作的正常進(jìn)行，系部秘書往往面臨著繁重的工作任務(wù)、復(fù)雜的工作內(nèi)容，系部教學(xué)秘書在整個(gè)工作中，應(yīng)該時(shí)刻保持清醒的頭腦，保持充沛的體力，保持高度的工作熱情，在自身專業(yè)技能的基礎(chǔ)之上開展自己的工作。這樣繁忙的工作任務(wù)、復(fù)雜的工作內(nèi)容、再加上領(lǐng)導(dǎo)同事關(guān)系之間的不愉快，系部秘書在工作之中，肯定會(huì)產(chǎn)生一種消極的思想情緒，厭倦自己的工作，慢慢喪失了對(duì)工作的積極熱情，從而導(dǎo)致工作效率的大幅度降低，導(dǎo)致整個(gè)高職院校管理工作不能順利正常進(jìn)行下去。

3、高職院校系部秘書的職業(yè)規(guī)劃和發(fā)展路徑

高職院校系部秘書在整個(gè)院校管理工作中，從寫文件到下達(dá)命令、從整理文件到整理檔案、從溝通各階層關(guān)系到對(duì)外管理，有一點(diǎn)一滴的小事也有大的財(cái)務(wù)管理等重要的事，任何一件事情都容不得一點(diǎn)馬虎。目前高職院校系部秘書所存在的一些問題，我們應(yīng)該想辦法解決，因此要制定系部秘書的職業(yè)規(guī)劃和發(fā)展路徑。

長久以來，高職院校管理層人們對(duì)系部秘書這一職位的認(rèn)識(shí)并不周全，他們認(rèn)為系部秘書的工作只是簡單的每天重復(fù)一樣的工作。然而，當(dāng)今社會(huì)系部秘書的工作是一個(gè)具有行政管理和教學(xué)管理性質(zhì)的工作。系部秘書在工作中需要在基本教學(xué)規(guī)律的基礎(chǔ)之上，靈活的運(yùn)用管理理論知識(shí)，并且在工作中需要投入自身的智慧、才能以及奉獻(xiàn)精神。系部秘書雖然在高職院校中是一個(gè)并不起眼的小人物，但是他們的作用確實(shí)十分重要的。

3.3建立定期考評(píng)制度

為了鼓勵(lì)系部秘書在日常不斷學(xué)習(xí)，提升自己專業(yè)知識(shí)技能，高職院校可以建立績效考評(píng)的制度。也就是指高職院校可以采取一定的考核方法，對(duì)系部秘書的工作情況、工作態(tài)度等進(jìn)行一定的評(píng)價(jià)，并且記錄成績。進(jìn)行績效考評(píng)的主要目的是觀察系部秘書的日常工作，從而提高系部秘書的日常學(xué)習(xí)能力。根據(jù)系部秘書在考評(píng)中的表現(xiàn)，可以適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰。對(duì)于在考評(píng)中表現(xiàn)不好的系部秘書，指出他存在的問題，并且提出改進(jìn)的方法。對(duì)系部秘書的定期考評(píng)，還有利于高職院校系部對(duì)人才方面的調(diào)整工作的進(jìn)行。對(duì)于在考評(píng)中表現(xiàn)良好的系部秘書，應(yīng)該適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，這樣才能積極的鼓勵(lì)系部秘書在日后的工作中，更加努力。不同高職院?？梢愿鶕?jù)自己院校的系部秘書的職位性質(zhì)，來完善各自的考評(píng)制度。考評(píng)制度的建立和完善，對(duì)整個(gè)高職院校管理工作的順利進(jìn)行有著十分重要的作用。

4、總結(jié)

系部在整個(gè)高職院校中起到至關(guān)重要的作用，而系部秘書則是系部管理工作的基層工作人員?？偟膩碚f，要想更好的提升高職院校的管理水平和教學(xué)質(zhì)量，首先應(yīng)該選用一批有著豐富的專業(yè)知識(shí)、很強(qiáng)工作執(zhí)行力、綜合素質(zhì)很高的系部秘書。